Курс Секретарь-референт

Информация о курсе:

Эти курсы познакомят начинающего офис-менеджера с основами профессии и подготовят к работе на предприятии любой формы собственности.

Они включают в себя курсы делопроизводства, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж, машинопись, основы работы на компьютере, работу на программе «1С: Управление персоналом», тренинг общения по телефону.

Продолжительность курса "Офис-менеджер":

140 академических часов.

Время занятий по обучению:

Обучение проводится в любое удобное время.

Программа курса:

1. Делопроизводство.
   • Введение. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Документирование. Организация работы с документами.
2. Офис-менеджер в структуре управления. Требования, предъявляемые к офис-менеджеру. Должностные обязанности.
3. Документ.
   • Значение документов в управлении.
   • Понятие документа. Функции документа.
   • Классификация документов. Виды.
4. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»/
   • Необходимость единых правил оформления документов.
   • Состав реквизитов документов.
   • Правила оформления реквизитов.
   • Юридическое значение документа.
   • Особенности языка служебных документов.
   • Бланки документов.
5. Организационно-распорядительные документы.
   • Организационные документы (уставы, положения, инструкции).
   • Распорядительные (приказы, распоряжения, решения).
   • Информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные служебные записки, протоколы и др.)
   • Документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договора, трудовые книжки, личные карточки и т.д.)
   • Коммерческие документы (контракты и т.д.)
   • Документы по обращениям граждан (предложения, заявления и т.д.)
   • Формуляр-образец.
6. Основные принципы работы с документами.
   • Организация работы с документами.
   • Документооборот.
   • Основные группы документов (входящие, исходящие, внутренние).
7. Работа с входящими документами.
   • Этапы обработки (первичная, предварительное рассмотрение, регистрация и т.д.). Порядок работы.
8. Работа с исходящими документами.
   • Этапы обработки. Порядок работы.
9. Работа с внутренними документами.
   • Этапы и порядок работы с внутренними документами.
10. Регистрация документов. Виды регистрации документов.
11. Контроль исполнения документов (содержание контроля, сроки исполнения документов и т.д.)
12. Номенклатура дел. Виды номенклатуры дел. Содержание. Порядок составления.
13. Формирование и оформление дел.
14. Оперативные хранение дел (понятие оперативного хранения дел, проверка наличия документов, порядок выдачи дел). Электронные документы и их хранение.
15. Экспертиза ценности документов.Понятие.
    • Определение сроков хранения.
    • Порядок выдачи дел.
16. Подготовка дел и передача в архив.
    • Формы описи и акты.
    • Передача дел в архив.
17. Работы с конфиденциальными документами. Организация делопроизводства.
18. Этика и психология делового общения/
    • Имидж офис-менеджера. Деловая женщина-профессионал. Рабочее место офис-менеджера.
    • Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления. Нормы и правила деловой этики. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет.
    • Этикет в служебных отношениях. Корпоративная культура, фирменный стиль организации. Служебная вертикаль (отношения в системе «руководитель-подчиненный»). Служебная горизонталь (отношения в системе «коллега-коллега»). Служебная субординация. Нормы и правила отношений сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами, посетителями.
    • Взаимоотношения с руководителем. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Эмоционально-нейтральный, деловой характер отношений. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях.
    • Взаимоотношения в коллективе. Женский фактор на работе. «Трудные люди». Роль офис-менеджера в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
    • Технология и этикет деловых ситуаций. Телефонный разговор в офисе. Исходящие и входящие звонки. Фазы телефонного разговора. Ваш «говорящий имидж». Использование в работе новых технических устройств (автоответчик, факс, ксерокс). Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей. Имидж приемной руководителя. Подача чая, кофе, напитков в офисе. Деловые приемы. Участие секретаря в подготовке переговоров. Обслуживание визита вежливости. Работа в приемной. Выбор подарков деловым партнерам.
19. Машинопись. Обучение «слепому» десятипальцевому методу письма.
20. Электронный офис. Программа MS Office . Internet.
    • Структура пакета Office . Интерфейс пакета. Помощник. Справка по Microsoft Office . Панель Microsoft Office .
    • Текстовый редактор Microsoft Word . Запуск и начало работы. Ввод и редактирование текста. Форматирование текста. Операции с таблицами. Оформление страниц. Управление печать. Сервис и дополнительные возможности.
    • Редактор электронных таблиц Microsoft Excel . Что такое электронная таблица. Знакомство с экраном Microsoft Excel . Панели инструментов Microsoft Excel . Получение справочной информации. Ввод и редактирование данных. Работа с функциями и формулами. Панели инструментов. Диаграммы и графики.
    • Презентация Microsoft PowerPoint . Возможности PowerPoint . Слайды. Работа с текстом. Работа с таблицами и графикой.
    • Работа в сети Internet. Создание электронного ящика. Отправка писем; вложения.
    • Зачет (собеседование).
21. Работа в программе «1С:Управление персоналом»
    • Кадровые документы
    • Отчеты по кадрам»
    • Приемы на работу.
    • Обучение персонала.
    • Аттестация персонала.
    • Тестирование.
22. Тренинг общения по телефону.

По окончании курса Вы научитесь:

• Оформлять документы в соответствии с требованиями ГОСТа, используя компьютерные программы MS Office: Word и Excel.
• Оформлять бланки документов, научитесь пользоваться информационно-справочной документацией.
• Работать с входящими и исходящими документами, работать с архивом.
• Ознакомитесь с имиджем и этикетом секретаря на рабочем месте.
• Оформлять документацию в программе «1С: Управление персоналом».
• Научитесь работать в сети Internet, создавать электронный ящик, отправлять письма, вложения.